O empresário que aderiu a um parcelamento na Receita Federal e paga as parcelas em dia costuma ser surpreendido quando tenta emitir a certidão de regularidade fiscal para participar de uma licitação, obter um financiamento ou renovar um contrato com cliente de grande porte, e recebe a informação de que ainda há pendências. Uma das explicações possíveis é que os débitos federais da empresa estejam distribuídos entre dois órgãos, a Receita Federal e a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, cada um com seus sistemas, suas formas de regularização e seus parcelamentos, de modo que resolver uma frente não resolve automaticamente a outra.
Parcelar na Receita Federal não regulariza automaticamente os débitos inscritos na PGFN, porque a certidão federal considera as duas frentes. Antes de escolher um novo acordo, a empresa precisa identificar os impedimentos efetivos, que também podem envolver declarações não entregues, pagamentos ainda não reconhecidos ou outras inconsistências cadastrais e fiscais, e localizar cada débito no estágio de cobrança em que se encontra.
O que significa ter um débito na Receita Federal
O débito nasce na Receita quando a empresa declara um tributo e não o paga, como ocorre com valores informados nas declarações mensais e não recolhidos, ou quando a Receita constitui o crédito por meio de auto de infração ou notificação de lançamento. Nessa fase, o débito está em cobrança administrativa: aparece no relatório de situação fiscal consultado pelo e-CAC, pode ser pago com multa e juros, parcelado nas modalidades oferecidas pela própria Receita ou discutido por impugnação, quando decorre de lançamento, e a impugnação e os recursos administrativos apresentados nos termos da legislação aplicável suspendem a exigibilidade durante sua tramitação (artigo 151, III, do Código Tributário Nacional).
O que muda com a inscrição em dívida ativa
Esgotada a cobrança administrativa sem pagamento, parcelamento ou suspensão, o débito é encaminhado à PGFN, órgão responsável por apurar e inscrever a Dívida Ativa da União (artigo 2º, § 4º, da Lei 6.830/1980). Com a inscrição, a cobrança deixa a Receita e passa à Procuradoria, o atendimento passa a ser feito pelo portal Regularize e o débito pode incluir o encargo legal previsto no Decreto-Lei 1.025/1969, de 20%, com redução a 10% nas condições do artigo 3º do Decreto-Lei 1.569/1977. O percentual efetivo precisa ser conferido na inscrição e na modalidade de regularização, sem presumir que toda dívida já suporte o mesmo custo de cobrança.
Inscrição e execução fiscal são etapas distintas. Depois da inscrição, a empresa é notificada para pagar em cinco dias e, sem pagamento, a Fazenda pode comunicar o débito a cadastros de proteção ao crédito e averbar a certidão de dívida ativa nos registros de bens, nos termos do artigo 20-B da Lei 10.522/2002, sem que essa averbação torne os bens indisponíveis, parte do dispositivo que o STF declarou inconstitucional no julgamento da ADI 5.881. A certidão de dívida ativa também pode ser levada a protesto (artigo 1º, parágrafo único, da Lei 9.492/1997), e a execução fiscal só começa quando a Procuradoria a ajuíza, o que nem sempre ocorre de imediato, já que a lei permite condicionar o ajuizamento à existência de indícios de bens do devedor (artigo 20-C da Lei 10.522/2002).
Por que a empresa pode ter pendências nos dois órgãos
Considere uma empresa que atrasou tributos em momentos diferentes ao longo de três anos. Os débitos de um período de crise não foram pagos nem parcelados e seguiram para inscrição; uma multa por atraso na entrega de declaração, lançada depois, teve o mesmo destino; e os débitos do último ano, que ainda estavam na Receita, foram incluídos em parcelamento quando a empresa se reorganizou. O percurso de cada débito segue a mesma sequência:
- o tributo é declarado e não pago, ou é lançado pela Receita, e fica em cobrança administrativa;
- sem pagamento, parcelamento ou suspensão, é encaminhado à PGFN e inscrito em dívida ativa;
- inscrito, pode ser protestado, comunicado a cadastros de crédito e averbado nos registros de bens;
- ajuizado, passa a ser cobrado em execução fiscal.
O parcelamento feito na Receita alcançou apenas os débitos abrangidos pelo acordo, enquanto as inscrições continuaram em aberto. A certidão negativa pressupõe a inexistência de pendências impeditivas, e a positiva com efeitos de negativa pode ser emitida nas situações do artigo 206 do CTN, que contempla créditos não vencidos, exigibilidade suspensa e cobrança executiva com penhora efetivada, além das hipóteses de garantia reconhecidas na legislação e na jurisprudência. Como a certidão federal é conjunta, uma inscrição vencida sem tratamento que permita a certificação pode impedir sua emissão, mesmo com as parcelas da Receita em dia.
Quais informações conferir em cada débito tributário
O valor total da dívida diz pouco sobre a estratégia, que depende de informações levantadas débito a débito: a origem, se declaração da própria empresa ou lançamento de ofício; o tributo e o período de apuração; os pagamentos já feitos e não reconhecidos, situação comum quando o recolhimento foi feito com código ou período errado; a inclusão em parcelamento e a situação dele; a existência de suspensão da exigibilidade por impugnação, decisão judicial ou depósito; e a existência de processo administrativo ou execução fiscal em curso.
Essa conferência também revela débitos que podem ser corrigidos sem negociação, como valores declarados em duplicidade, que podem exigir retificação da declaração e comprovação do erro enquanto o débito está na Receita, ou pedido de revisão de dívida inscrita à PGFN depois da inscrição, além de débitos antigos em que o prazo para cobrança pode ter se esgotado, hipótese que exige exame das datas de constituição e de eventuais causas de interrupção.
Como a localização interfere nos caminhos disponíveis
O órgão em que o débito está define o canal de atendimento, as modalidades de parcelamento e as transações disponíveis. As transações previstas na Lei 13.988/2020 são oferecidas pela PGFN, por adesão a edital ou proposta individual, para débitos inscritos, com condições e descontos que dependem da modalidade, da classificação do crédito e, quando aplicável, da capacidade de pagamento, enquanto a Receita dispõe de modalidades próprias, voltadas a débitos que ainda estão sob sua administração, inclusive em discussão no processo administrativo. Uma modalidade da PGFN, por isso, não alcança o débito que ainda está na Receita, e o inverso também é verdadeiro.
Essa diferença pode tornar mais vantajoso negociar um débito em uma fase do que em outra, mas a comparação precisa considerar o custo do tempo, como o encargo legal acrescido na inscrição e os efeitos do protesto e da averbação, além das condições de cada modalidade, sujeitas às regras vigentes na data da adesão. Saber de qual órgão é cada débito também define a quais editais de transação com prazo aberto a empresa pode recorrer, e os editais abertos precisam ser lidos com atenção ao escopo de cada um.
Como consolidar um mapa do passivo
O resultado do levantamento deve ser organizado em um quadro que permita enxergar o passivo inteiro e decidir por partes, reunindo, para cada conjunto de débitos, o órgão em que se encontram, o tributo e o período, o valor atualizado, a situação atual e a via de regularização disponível. Com o quadro, a decisão é tomada sobre conjuntos de débitos, cada um com sua via, seu custo e seu prazo, o que permite priorizar os débitos que impedem a certidão ou que já estão perto do ajuizamento.
O levantamento também precisa considerar as certidões estaduais e municipais, pois ICMS, ISS e IPTU seguem, em regra, canais próprios. No Simples Nacional, porém, ICMS e ISS integram a sistemática unificada e sua inscrição e cobrança podem envolver a PGFN ou o ente conveniado, de modo que o canal correto deve ser confirmado antes de concluir que determinado débito está fora da consulta federal.
Como começar a regularização sem escolher um acordo às cegas
A estratégia de regularização começa pelo mapa completo, antes da escolha do acordo. O ponto de partida é emitir o relatório de situação fiscal no e-CAC e consultar as inscrições no portal Regularize, reunindo os recibos de parcelamentos e os comprovantes de pagamento dos últimos anos, para que cada débito seja localizado, conferido e associado à via de regularização adequada ao estágio em que se encontra.
Se a sua empresa precisa desse levantamento, a análise de passivo tributário é uma das frentes de atuação do escritório.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre dívida na Receita Federal e na PGFN? A Receita administra os débitos sob sua competência antes da inscrição, enquanto a PGFN cobra a dívida ativa da União. A inscrição pode acrescentar encargos e permitir protesto e execução, mas o percentual efetivo e as opções de regularização precisam ser verificados em cada caso.
Por que parcelei na Receita e continuo sem certidão? O acordo pode não abranger inscrições na PGFN ou outras pendências impeditivas. A conferência deve identificar o motivo concreto da negativa e verificar as hipóteses legais de certidão negativa ou positiva com efeitos de negativa.
Inscrição em dívida ativa significa execução fiscal? Não. A inscrição é anterior ao ajuizamento, e a execução fiscal só começa quando a PGFN a propõe, o que pode não ocorrer de imediato.
A transação da PGFN vale para débitos que ainda estão na Receita? Não. As modalidades da PGFN alcançam débitos inscritos, e a Receita tem modalidades próprias para os débitos que ainda administra.
Como saber onde estão os débitos da empresa? Pelo relatório de situação fiscal no e-CAC, para os débitos na Receita, e pela consulta de inscrições no portal Regularize, para os débitos na PGFN.
Débitos estaduais e municipais aparecem nessas consultas? Em regra, exigem consultas próprias. O ICMS e o ISS apurados no Simples Nacional têm disciplina específica, e o órgão responsável pela inscrição e cobrança depende também da existência de convênio com a PGFN.